Σημείωση: Αυτό το άρθρο βασίζεται μόνο στην ιταλική νομοθεσία. Για άλλες χώρες, ελέγξτε τους τοπικούς κανονισμούς.
Η τήρηση αρχείων είναι ένα θέμα που αφορά όλους τους τομείς της υγείας και επίσης αφορά τόσο το δημόσιο, όσο και τον ιδιωτικό τομέα υγείας. Οι εταιρίες υγειονομικής περίθαλψης, επομένως, πρέπει να συμμορφώνονται με τους (συχνά αυστηρούς) κανονισμούς που εγγυώνται την ασφάλεια των ασθενών.
Για πόσο καιρό ακριβώς πρέπει να τηρούνται τα ιατρικά αρχεία; Ποια είναι η σχετική νομοθεσία; Και πώς πρέπει να τηρούνται αυτά τα αρχεία; Αυτό το άρθρο απαντά σε αυτές τις ερωτήσεις και μπορεί να σας βοηθήσει να συμμορφωθείτε αναλόγως.
Θα καλύψουμε τα παρακάτω θέματα:
- Νομοθεσία
- Εγχειρίδιο
- Περίοδοι τήρησης φακέλων υγείας
- Περίοδοι διατήρησης δεδομένων υγείας
- Αποθήκευση
ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ
Οι κύριες ρυθμιστικές αναφορές σχετικά με τη διατήρηση των ιατρικών αρχείων είναι ουσιαστικά οι παρακάτω τρεις:
- Η εγκύκλιος του Υπουργείου Υγείας, της 19ης Δεκεμβρίου 1986 Ν. 900, γίνεται αναφορά στη διατήρηση των ιατρικών αρχείων και των σχετικών εκθέσεων,
- Άρθρο 5 του υπουργικού διατάγματος της 18ης Φεβρουαρίου 1982,
- Το άρθρο 4 της υπουργικής απόφασης της 14ης Φεβρουαρίου 1997. Το πιο συγκεκριμένο για τα ακτινολογικά αρχεία.
ΤΟ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ
Αυτό το βιβλίο οδηγιών προσδιορίζει πολλούς τύπους εγγράφων που είναι συνηθισμένα σε οργανισμούς δημόσιας υγείας και περιγράφει τις σχετικές περιόδους αποθήκευσης, υποδεικνύοντας τα έγγραφα που πρέπει να φυλάσσονται και για πόσο καιρό, όπως απαιτείται από την εθνική νομοθεσία και τις τεχνικές προδιαγραφές.
Το εγχειρίδιο καθοδηγεί τις εταιρίες δημόσιας υγείας πως να διαχειρίζονται σωστά τη διαδικασία απόρριψης αρχείων, έτσι ώστε να διατηρείται η απαραίτητη τεκμηρίωση.
ΠΕΡΙΟΔΟΙ ΔΙΑΤΗΡΗΣΗΣ ΑΡΧΕΙΩΝ ΥΓΕΙΑΣ
Το εγχειρίδιο περιέχει λίστες που αναφέρονται σε εγγραφές που είναι αποθηκευμένες σε οποιαδήποτε μορφή μέσου, αναλογική (χαρτί, πλάκα, μικροφίλμ) και ψηφιακή (πρωτότυπο αντίγραφο ή επεξεργασμένα αντίγραφα).
- Μητρώα υγείας που πρέπει να τηρούνται επ’ αόριστον
Οι κυριότεροι είναι: υγειονομικοί έλεγχοι εργαζομένων, ιατρικοί φάκελοι δημοσίων και ιδιωτικών νοσοκομείων, μητρώα, έγγραφα συναίνεσης επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων, εργαστηριακές εξετάσεις, διαγωνισμοί, αναφορές (αυτοψία, κυτταρολογική, ιστολογική, εργαστηριακή, πυρηνική ιατρική, επείγοντα), ακτινογραφίες.
- Μητρώα υγείας που πρέπει να τηρούνται μέχρι τη διακοπή της δραστηριότητας
Αρχεία σχετικά με τρόφιμα, κλινικές, γηροκομεία και εργαστήρια αναλύσεων, παράπονα σχετικά με κυψέλες, πιστοποιητικά εγγύησης μηχανημάτων και εξοπλισμού, καταθέσεις υγειονομικών εγκαταστάσεων.
- Μητρώα υγείας που πρέπει να τηρούνται για 40 χρόνια
Αποζημίωση εργαζομένων που απουσιάζουν από την εργασία τους λόγω ασθένειας/ατυχήματος.
- Μητρώα υγείας που πρέπει να τηρούνται για 30 χρόνια
Παραγωγικές δραστηριότητες, εκκαθαρίσεις και διατάγματα.
- Μητρώα υγείας που πρέπει να τηρούνται για 20 χρόνια
Δραστηριότητες της τοπικής ιατρικής επιτροπής σχετικά με ορισμένες άδειες, εξετάσεις αίματος (αρχεία προσδιορισμού ομάδας αίματος, ασυνήθιστα αντισώματα, αντιδράσεις μετάγγισης, τεστ συμβατότητας).
- Μητρώα υγείας που πρέπει να τηρούνται για 10 χρόνια
Τα κυριότερα είναι: τιμολόγια, άμεση και έμμεση βοήθεια, καταστάσεις λογαριασμών, καταστάσεις ταμειακών ροών, συμβουλευτικές υπηρεσίες, ακτινογραφίες.
ΠΕΡΙΟΔΟΙ ΔΙΑΤΗΡΗΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΥΓΕΙΑΣ
Πριν αναλύσουμε αυτό το θέμα, πρέπει να διευκρινίσουμε κάτι: η διατήρηση των αρχείων υγείας και των δεδομένων υγείας, ακόμα κι αν φαίνονται όμοια, δεν είναι. Στην πραγματικότητα ο ΓΚΠΔ ορίζει τη διαφορά μεταξύ τους.
Το ερώτημα πως έχει αλλάξει η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων με τον ΓΚΠΔ είναι περίπλοκο. Από την άποψη της διαχείρισης δεδομένων εντός του οργανισμού υγειονομικής περίθαλψης, δύο πράγματα πρέπει να ληφθούν υπόψη:
- Οι περίοδοι αποθήκευσης των αρχείων υγείας, όπως περιγράφονται στο Εγχειρίδιο, είναι αδιαμφισβήτητες. Συνεπώς ακόμα και τα προσωπικά δεδομένα που περιλαμβάνονται θα διατηρηθούν για την περίοδο που υποδεικνύεται.
- Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις εφαρμόζονται οι διατάξεις του άρθρου 5, μέρος 1, γράμμα ε’ του προαναφερθέντος ΓΚΠΔ. Δηλαδή, όσοι ζητούν άδεια επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων πρέπει να προσδιορίσουν το χρονικό διάστημα που χρειάζονται αυτά τα δεδομένα και να δεσμευτούν ότι θα τα διαγράψουν οριστικά με την λήξη αυτής της προθεσμίας.
Διατήρηση Εγγράφων
Υπάρχουν δύο ξεχωριστές περιπτώσεις για τη διατήρηση των δεδομένων, η καθεμία με διαφορετική λύση:
- Ψηφιακά / ψηφιοποιημένα έγγραφα
Εάν τα έγγραφα είναι αρχικά ψηφιακά ή είναι αποτέλεσμα διαδικασίας ψηφιοποίησης πρωτότυπων αντιγράφων χαρτιού, τότε οι δημόσιες αρχές πρέπει να χρησιμοποιούν ψηφιακό τρόπο διατήρησης. Αυτός είναι στην ο μόνος δυνατός τρόπος για να διασφαλιστεί η αυθεντικότητα και η διαθεσιμότητα των ψηφιακών εγγράφων.
- Έγγραφα σε χαρτί
Για έντυπα έγγραφα, η αρχειοθέτηση απαιτεί συγκεκριμένο χώρο για την τοποθέτηση των εγγράφων. Πρόκειται για φυσικούς χώρους που πρέπει να διαχειρίζονται με συγκεκριμένο τρόπο και να διασφαλίζουν όλα τα απαραίτητα μέτρα ασφαλείας, όχι μόνο για τα αποθηκευμένα έγγραφα, αλλά και για τους ανθρώπους που εργάζονται εκεί.
Πώς διατηρούμε ιατρικά αρχεία στην DentQ;
Το Σύστημα Αρχειοθέτησης DentQ χρησιμοποιεί ένα μοντέλο διατήρησης Ψηφιακών Δεδομένων. Η συλλογή των προσωπικών πληροφοριών πραγματοποιείται με απόλυτη ασφάλεια και εγγυάται την ταχεία διαθεσιμότητα διαδικτυακά σε ασφαλές δικό μας cloud, των εξετάσεων, της αρχειοθετημένης τεκμηρίωσης και των σχετικών διαδραστικών υπηρεσιών AI, αλλά και των εργαλείων σχεδιασμού.
Οι οδοντίατροι και οι ασθενείς που χρησιμοποιούν τη ψηφιοποιημένη υπηρεσία Οδοντιατρικής Απεικόνισης, εκτιμούν το γρήγορο και αξιόπιστο σύστημά μας, όχι μόνο για την τεχνική του ποιότητα, αλλά και για την αποτελεσματική οργάνωση της ροής εργασιών, σύμφωνα με τους τρέχοντες αυστηρούς κανονισμούς.
Πηγή: Bucap.it – Πόσο καιρό και με ποιον τρόπο πρέπει να τηρούνται τα κλινικά αρχεία.
Επεξεργάστηκε από τον Δρ. Enrico Cammarella – Επικεφαλής Τεχνολόγος DentQ Ιταλίας
